Privacyverklaring cliëntgegevens
Verwerking cliëntgegevens
Een voorwaarde om de zorg en hulpverlening bij de WBJV goed te kunnen uitvoeren, is dat we gegevens van onze cliënten nodig hebben. Als je bij de WBJV in zorg gaat, zullen we daarom je persoonsgegevens gaan verwerken[1]. Bij de WBJV kun je er als cliënt op vertrouwen dat we dit rechtmatig, zorgvuldig en transparant doen. De cliëntgegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving die voldoet aan de actuele veiligheidseisen. Daarnaast verwerken we alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voorbeeld voor het leveren van goede zorg, of bijvoorbeeld als de wet dat van ons vereist.
Toestemming en informeren client
Middels het toestemmingsformulier ‘algemene afspraken’ geef je als client toestemming voor het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens. Hierbij wordt je vooraf geïnformeerd over welke clientgegevens waar worden vastgelegd. Ook geven we je hierbij informatie over wat er met je persoonsgegevens gebeurt, wie de informatie kan inzien en met wie de WBJV deze informatie kan delen. Daarnaast wordt je als cliënt gewezen op jouw recht op inzage, correctie en vernietiging.
Geheimhoudingsplicht en uitzonderingen
Binnen de WBJV heeft elke medewerker een geheimhoudingsplicht, wat betekent dat de medewerker geen informatie over jou aan derden kan geven, tenzij je hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven. Bij deze verstrekking van gegevens aan derden, ook wel ‘derdenverstrekking’ genoemd, kan gedacht worden aan informatieverstrekking aan andere (externe) hulpverleners of aan een ouder of voogd. De WBJV vraagt jou hiervoor dan ook altijd voorafgaande toestemming.
Ook als de WBJV jouw toestemming heeft om informatie aan een derde te verstrekken, wordt altijd bekeken of het noodzakelijk is om deze informatie aan derden te verstrekken en of dit past binnen het doel waarvoor de informatie is verkregen.
Ben je jonger dan 16 jaar, dan is er een uitzondering op de geheimhoudingsplicht, en mogen jouw gegevens wel met jouw ouders met gezag of jouw voogd worden gedeeld. Sommige informatie mag ook gedeeld worden met (pleeg)ouders zonder gezag. Het moet dan gaan om belangrijke feiten en omstandigheden die de persoon van het kind of diens verzorging en opvoeding betreffen.
Ook als er een wettelijke verplichting is om gegevens te verstrekken (bijvoorbeeld aan Veilig Thuis of de Raad van de Kinderbescherming), of als jouw veiligheid of gezondheid of die van een ander direct in gevaar komt als we gegevens niet delen, mag dit zonder jouw toestemming.
Weigering van toestemming
Als je als cliënt toestemming weigert, zal de WBJV hierover met jou in gesprek gaan. Steeds zal gekeken worden wat de noodzaak van de uitwisseling van informatie is, en welke gevolgen het niet geven of intrekken van de toestemming heeft. Het kan zijn dat een verantwoorde begeleiding niet mogelijk is zonder de mogelijkheid om informatie uit te wisselen.
Externe verwerkers
De WBJV heeft bepaalde verwerkingstaken aan externe bedrijven uitbesteed, zoals ICT-ondersteuning. Deze organisaties hebben als verwerker ook toegang tot jouw persoonsgegevens. Om te zorgen voor een zorgvuldige en veilige verwerking van jouw gegevens, heeft de WBJV met deze verwerkers goede afspraken gemaakt.
Gebruik van Zivver
Om informatie van cliënten goed te beveiligen en de privacy van onze cliënten te beschermen maakt de WBJV gebruik van Zivver bij e-mail en digitale uitwisseling van gegevensbestanden. Zivver versleutelt informatie en maakt gebruik van ontvanger controle.
Bewaartermijn
De WBJV bewaart jouw persoonsgegevens volgens de wettelijke normen en niet langer dan noodzakelijk. Zodra je bij ons uit zorg gaat is de WBJV wettelijk verplicht om jouw dossier ten minste twintig jaar te bewaren. In sommige gevallen is een langere bewaartermijn nodig, bijvoorbeeld vanwege een lopende klachtenprocedure.
Na beëindiging van de zorg door de WBJV wordt de toegang tot jouw elektronisch clientdossier gesloten en daarmee gearchiveerd. Het dossier wordt na afloop van de bewaartermijn vernietigd.
Een klacht over je eigen persoonsgegevens
Vermoedt je dat jouw eigen persoonsgegevens door de WBJV zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywet? Dan kun je in eerste instantie een klacht indienen bij de WBJV conform de interne klachtenprocedure voor cliënten. Wanneer je er samen met de WBJV niet uit komt, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het duurt ongeveer 6 maanden voordat de AP jouw klacht kan behandelen, dus bedenk goed of dat voor jou de juiste oplossing is.
Privacyreglement
Meer informatie over verwerking van persoonsgegevens, zoals welke gegevens we verzamelen en waarvoor we die gegevens gebruiken, staat beschreven in ons privacyreglement. Deze is ter inzage op te vragen bij de WBJV.
[1] Met verwerken bedoelen we dat we je gegevens verzamelen, vastleggen, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden en, na verloop van tijd, ook wissen en vernietigen.